Digitalizace a vytěžování dat

informační technologie a digitalizace dokumentů

Digitalizace a vytěžování dat

K čemu slouží digitalizace dokumentů a vytěžování dat?

Digitalizace je převedení hmotných dokumentů do digitální, neboli elektronické podoby. Typickým příkladem je vytěžování faktur. Zjednodušuje zadávání dat do systému a eliminuje procento chybovosti.  Digitalizace a vytěžování fakur je využívána  jak jednotlivými živnostníky, firmami pro správu své agendy, tak i osoby, které potřebují dlouhodobě uchovávat svou dokumentaci, smlouvy, fotografie atd. a zároveň mít veškerá data přehledně uložena a dostupná. Elektronická podoba dokumentů je velmi úsporná a také jednodušší pro nakládání s dokumenty.

Z dokumentů jsou následně vytěžována (automaticky čtena a přepisována) potřebná data, se kterými následně pracujete, ať už čísla faktur a smluv, názvy firem, data pro účetnictví, položky faktur či jiná data, která by jinak bylo nutno ručně přepisovat a zadávat do počítače. Digitalizací zefektivníte práci svou i svých kolegů, ušetříte náklady i prostory potřebné ke skladování dokumentů, vyhnete se hledání v šanonech, založení, ztracení či úniku citlivých informací. Dokumenty neztrácí svou hodnotu vlivem času a máte svou agendu neustále k dispozici pomocí přístupu z internetu.

Nabízíme jak kompletní digitalizaci externí (outsourcing služeb, digitalizace veškeré dokumentace na externím pracovišti, vložení do vašeho ERP systému nebo implementace systému DMS pro vlastní užívání), tak digitalizaci ve firmě (implementace systémů OCR, implementace systému DMS).

Proces digitalizace a těžby dat​

Skenování

Pokud již nejsou dokumentu v elektronické podobě (např. soubory PDF), je potřeba je převést do digitální podoby pomocí skenování. Takto lze skenovat běžné dokumenty jako faktury či smlouvy, ale také fotografie, výkresy a další listinné dokumenty. Skenery zároveň zlepšují kvalitu dokumentace odstraněním šumu, zvýšením kontrastu apod.

digitalizace vytěžování dat sken
Vytěžování dat​

Vytěžováním dat je míněna extrakce informací z elektronické podoby dokumentů. Jedná se například o údaje na fakturách, objednávkách atd.

Pro tento proces je využívána technologie OCR, který svou funkcí optického rozpoznávání znaků přečte informace z dokumentů. Během procesu vytěžování software automaticky kontroluje vstupní data, hlásí a opravuje případné chyby. Ušetříte spoustu času i peněz, které byste jinak museli investovat do přepisování dat. Rozpoznání textu z dokumentů provádíme pomocí softwaru DOCU-X OCR. Tento systém automaticky rozpoznává a analyzuje dokumenty, aby snížil chybovost na minimum a případně oznámil chybějící údaje.

Výsledná data můžete využívat následujícími dvěma způsoby:

1/ Export dat a jejich správa v DMS systému.

2/ Export dat do vašeho ERP systému (např. pomocí XML souboru).

Uložení souborů do DMS​​

Počítačový systém DMS (Data Management System) je určený ke správě a řízení oběhu elektronických dokumentů, ať už ve formátu Wordu, PDF, Excelu, e-mailu, MP3 a dalších. Dokumenty jsou přehledně uloženy a zálohovány na jednom místě. Inteligentní vyhledávání dokumentů v systému se řídí dle vámi nastavených kritérií a šetří čas vám i vašim zaměstnancům, samozřejmě můžete vyhledávat I fulltextem. Jeho ovládání je intuitivní a může být propojen s dalšími firemními systémy, které vlastníte (Helios, Pohoda aj.). Centrální uložení dokumentů usnadňuje pracovní/podnikový proces ve vaší firmě (tzv. workflow), například za vás zprocesuje schválení faktury a přípravu k zaúčtování, ale i poskytnutí potřebné dokumentace vašim partnerům po udělení přístupových práv. Šetříte i přírodu, protože není nutné zasílat například faktury v papírové podobě. Zároveň se vyhnete množství duplicitních dokumentů, neboť systém vás vždy informuje o konkrétních vlastnostech a změnách. Kterýkoli dokument můžete okamžitě stáhnout a vytisknout ve fyzické podobě. Členění dokumentů je zcela přizpůsobeno vašim požadavkům, máme možnost ISO dokumentace.

digitalizace správa dat DMS

Chcete digitalizovat?